Tổ chức sự kiện là một hoạt động sôi nổi và ngày càng trở nên phổ biến trong đời sống hiện đại. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại, việc tổ chức sự kiện cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, có thể gây ra thiệt hại về người và tài sản cho các bên liên quan. Do đó, Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bảo vệ nhà tổ chức, nhà tài trợ, khách tham dự và các bên liên quan khác khỏi những tổn thất tài chính do các sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.
Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện là gì?
Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện là loại hình bảo vệ nhà tổ chức khỏi những rủi ro tiềm ẩn về pháp lý, tính mạng, sức khỏe và tài sản của khách mời hoặc khách tham dự trong suốt sự kiện. Nói cách khác, bảo hiểm này sẽ hỗ trợ chi trả chi phí bồi thường thiệt hại cho bên thứ ba (khách tham dự) trong trường hợp họ gặp tổn thất do sự cố bất ngờ phát sinh trong quá trình tham gia sự kiện do bạn tổ chức.
Tại sao cần mua bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện?
Ngay cả khi đã được lên kế hoạch và thực hiện tỉ mỉ, sự kiện của bạn vẫn tiềm ẩn nguy cơ xảy ra sự cố bất ngờ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện không chỉ mang lại lợi ích tài chính tức thời mà còn đem đến nhiều ưu điểm vượt trội khác, bao gồm:
Bảo vệ tài chính
Tổ chức sự kiện, dù là đám cưới, lễ hội hay hoạt động từ thiện, luôn ẩn chứa nhiều rủi ro ẩn có thể ảnh hưởng đến sự an toàn và trải nghiệm của khách tham dự. Kể cả khi bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, những sự cố không mong muốn vẫn có thể xảy ra. Ví dụ đơn giản như trong quá trình lắp đặt sân khấu, do sự cố chập điện, một vị khách tham dự bị bỏng. Theo quy định pháp luật, ban tổ chức sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường cho những tổn thất mà vị khách đó gặp phải.
Trên thực tế, rủi ro pháp lý đối với bên thứ ba trong các sự kiện còn phức tạp và mang tới hậu quả nặng nề hơn nhiều so với ví dụ trên. Do đó, để đảm bảo khả năng chi trả cho những thiệt hại có thể xảy ra, các đơn vị tổ chức sự kiện nên tham gia Bảo hiểm trách nhiệm sự kiện tại các công ty bảo hiểm uy tín. Bảo hiểm trách nhiệm sự kiện đóng vai trò như một lá chắn tài chính vững chắc, bảo vệ bạn khỏi những tổn thất do khiếu nại pháp lý, bao gồm chi phí y tế, bồi thường thiệt hại tài sản, chi phí pháp lý và các khoản bồi thường khác. Nhờ vậy, ngân sách tổ chức sự kiện và tài sản của bạn sẽ được đảm bảo an toàn.
Bảo vệ pháp lý
Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện không chỉ mang đến sự an tâm về mặt tài chính mà còn cung cấp sự bảo vệ pháp lý thiết yếu. Khi có khiếu nại xảy ra, công ty bảo hiểm sẽ hỗ trợ chi trả chi phí bào chữa, bao gồm cả việc cung cấp đại diện pháp lý chuyên nghiệp. Lợi ích này vô cùng quan trọng bởi các vụ kiện tụng thường phức tạp, tốn kém và ảnh hưởng nhiều đến thời gian của bạn. Việc có luật sư dày dặn kinh nghiệm đồng hành sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo quyền lợi của bạn được bảo vệ tối ưu.
Tạo dựng niềm tin
Sử dụng dịch vụ bảo hiểm còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn đối với sự kiện. Khách tham dự, nhà cung cấp và chủ địa điểm sẽ tin tưởng hơn khi biết rằng quyền lợi và an toàn của họ được bảo vệ một cách toàn diện. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung tổ chức sự kiện thành công và ghi dấu ấn tốt đẹp trong lòng mọi người.
Đảm bảo an toàn khách tham dự
Bất kể sự kiện nào cũng đặt an toàn của khách tham dự lên hàng đầu. Do đó, tham gia Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ là giải pháp bảo vệ toàn diện, đảm bảo chi trả chi phí y tế hoặc bồi thường tổn thương tinh thần cho khách mời hoặc người tham gia trong trường hợp xảy ra thương tích. Nhờ vậy, ban tổ chức giảm thiểu tối đa rủi ro tài chính và tạo dựng môi trường an toàn cho mọi người tham gia.
Các gói bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện
Điểm nổi bật của Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện là sự linh hoạt do nhận thức được sự đa dạng của mỗi chương trình, do đó, các công ty bảo hiểm cho phép điều chỉnh phạm vi bảo hiểm phù hợp với những rủi ro tiềm ẩn riêng biệt. Tuy nhiên, nhìn chung, Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện thường bao gồm các gói sau:
Huỷ sự kiện
Việc hủy bỏ sự kiện là điều không ai mong muốn, nhưng trong thực tế, những tình huống bất ngờ luôn có thể xảy ra. Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện chuyên biệt sẽ là giải pháp bảo vệ bạn khỏi những tổn thất trong trường hợp này, điều mà bảo hiểm doanh nghiệp thông thường không chi trả. Với bảo hiểm hủy sự kiện, bạn sẽ được hỗ trợ chi trả các chi phí không thể thu hồi như chi phí địa điểm, nhà cung cấp,… khi bạn buộc phải hủy bỏ, trì hoãn, rút ngắn, sắp xếp lại hoặc di dời địa điểm tổ chức sự kiện. Thêm vào đó, bạn cũng có thể lựa chọn mở rộng phạm vi bảo hiểm để bảo vệ cả lợi nhuận dự kiến từ sự kiện.
Bảo vệ sự kiện khỏi rủi ro
Sự kiện tập trung đông người tiềm ẩn nguy cơ cao xảy ra tai nạn và thương tích. Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn an tâm tổ chức sự kiện mà không lo lắng về những rủi ro này. Bởi khi sự cố xảy ra, công ty bảo hiểm sẽ chịu trách nhiệm chi trả chi phí bồi thường thiệt hại và chi phí pháp lý phát sinh trong trường hợp ai đó bị thương tích hoặc tài sản của họ bị hư hại tại sự kiện của bạn do lỗi của ban tổ chức.
Bảo hiểm tài sản
Khi tổ chức sự kiện, bạn thường sử dụng nhiều tài sản bổ sung như thiết bị âm thanh, bảng quảng cáo, quầy thanh toán tạm thời, v.v. Bảo hiểm tài sản sự kiện sẽ bồi thường cho bạn nếu những tài sản này bị mất, hư hỏng hoặc bị đánh cắp trong sự kiện hoặc khi vận chuyển đến sự kiện, bất kể bạn sở hữu hay thuê chúng. Loại bảo hiểm này đặc biệt quan trọng cho các sự kiện sử dụng nhiều thiết bị khác với hoạt động kinh doanh thông thường của bạn.
Các công ty cung cấp bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện
Ngành công nghiệp tổ chức sự kiện sôi động tại Việt Nam đi kèm với nhu cầu ngày càng cao về bảo vệ rủi ro. Do đó, các công ty cung cấp bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện cũng xuất hiện ngày một nhiều, đem tới đa dạng sự lựa chọn cho quý khách hàng:
- Bảo hiểm Bảo Việt: Thành lập năm 1996, là công ty bảo hiểm phi nhân thọ hàng đầu Việt Nam với mạng lưới rộng khắp và uy tín lâu đời. Bảo Việt Nhân Thọ cung cấp đa dạng gói bảo hiểm trách nhiệm sự kiện đáp ứng mọi nhu cầu, đi kèm mức phí cạnh tranh và dịch vụ chuyên nghiệp.
- AEGIS: Ra đời từ năm 2002, AEGIS là công ty môi giới bảo hiểm uy tín, cung cấp giải pháp tư vấn bảo hiểm và quản lý rủi ro toàn diện. AEGIS hợp tác với nhiều hãng bảo hiểm uy tín, mang đến cho khách hàng sự lựa chọn đa dạng và mức phí tối ưu cho gói bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện phù hợp.
- MIC: Được thành lập năm 2007, MIC sở hữu hệ thống mạng lưới rộng khắp với 70 công ty thành viên, hơn 467 phòng kinh doanh và 4.500 đại lý bảo hiểm trên phạm vi toàn quốc. MIC cung cấp các gói bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện linh hoạt, đáp ứng mọi quy mô và đặc thù sự kiện, cùng chế độ bồi thường minh bạch và nhanh chóng.
Ngoài các công ty kể trên, bạn có thể tham khảo thêm các thương hiệu bảo hiểm uy tín khác như PTI, Chubb Life, Liberty,… Việc lựa chọn công ty bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô sự kiện, mức độ rủi ro, ngân sách và nhu cầu bảo vệ cụ thể.
Yếu tố tác động tới giá Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện
Phí bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện không phải là một con số cố định mà thay đổi tùy theo nhiều yếu tố đặc trưng của sự kiện đó. Dưới đây là một số yếu tố phổ biến có sự ảnh hưởng nhất định chi phí bảo hiểm:
- Loại hình và quy mô sự kiện: Sự kiện lớn với số lượng người tham dự đông đảo thường tiềm ẩn nguy cơ thiệt hại tài sản hoặc thương tích cao hơn, dẫn đến chi phí bảo hiểm cao hơn. Ví dụ, một số loại hình sự kiện như concert hoặc triển lãm thường có rủi ro cao hơn so với các sự kiện khác như tiệc thôi nôi hay tiệc mừng hưu trí, từ đó dẫn đến mức phí bảo hiểm cao hơn.
- Giới hạn bảo hiểm: Mức giới hạn bảo hiểm mà bạn lựa chọn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí bảo hiểm. Giới hạn bảo hiểm càng cao, phí bảo hiểm sẽ càng cao.
- Thiết bị thuê ngoài: Khi tổ chức sự kiện, việc thuê thiết bị có thể ảnh hưởng đến chi phí bảo hiểm sự kiện của bạn. Mặc dù bảo hiểm trách nhiệm sự kiện thông thường chi trả cho thiệt hại đối với thiết bị được thuê từ địa điểm tổ chức, nhưng trường hợp này có thể không áp dụng cho thiết bị thuê từ công ty khác hoặc do nhà cung cấp bên ngoài cung cấp.
Khi nào và làm sao để mua Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện?
Khi trong công tác chuẩn bị cho sự kiện, việc mua bảo hiểm trách nhiệm cho sự kiện thường bị lãng quên. Tuy nhiên, đây là một bước vô cùng quan trọng để bảo vệ bạn khỏi những rủi ro tiềm ẩn. Do đó, hãy tham khảo các thông tin chi tiết về thời gian, cách thức mua bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện được cung cấp ngay dưới đây:
Thời điểm thích hợp để mua bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện
Bạn nên mua bảo hiểm sự kiện khi nào? Câu trả lời phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng nhìn chung, khuyến nghị nên mua trước vài ngày so với ngày diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, mua càng sớm càng tốt là nguyên tắc vàng. Lý do là vì bảo hiểm sự kiện cần được kích hoạt trước khi bất kỳ sự cố tiềm ẩn nào xảy ra.
Quy trình mua bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện
Quy trình mua bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện thường bao gồm các bước cơ bản sau:
- Cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện bao gồm loại hình, số lượng người tham dự dự kiến và địa điểm tổ chức.
- Lựa chọn mức chi trả phù hợp, tuỳ thuộc vào ngân sách cũng như nhu cầu giới hạn bảo vệ và các chi tiết cụ thể của sự kiện.
- Xác định xem hợp đồng bảo hiểm của bạn có lấp đầy những khoảng trống nào trong phạm vi bảo hiểm của họ hay không.
- Sau khi lựa chọn được gói bảo hiểm phù hợp, bạn có thể hoàn tất thủ tục mua bảo hiểm.
Bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện là một sản phẩm bảo hiểm quan trọng mang lại nhiều lợi ích cho các đơn vị tổ chức sự kiện. Nhờ có bảo hiểm, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ được bảo vệ về mặt tài chính trước những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, như tai nạn thương tích cho người tham gia, thiệt hại về tài sản, khiếu kiện pháp lý… Việc tham gia bảo hiểm trách nhiệm tổ chức sự kiện thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện đối với khách hàng. Đây cũng là một cách để đảm bảo an toàn cho người tham gia và bảo vệ danh tiếng của đơn vị tổ chức sự kiện.
